· Funcționalități · 3 min de citit
Generarea automată a plăților de burse
Cum Catalog Online automatizează calculul și generarea plăților pentru bursele elevilor.
Provocarea plăților de burse
Gestionarea burselor școlare este una dintre cele mai complexe și consumatoare de timp activități pentru compartimentul financiar-contabil:
- Verificarea eligibilității fiecărui elev
- Calculul sumelor în funcție de tipul bursei
- Generarea documentelor pentru trezorerie
- Ținerea evidenței plăților efectuate
Cu sute de elevi, acest proces poate dura zile întregi în fiecare lună.
Cum automatizează Catalog Online
Verificare automată a eligibilității
Sistemul verifică automat pentru fiecare elev:
- Media generală - pentru bursele de merit
- Numărul de absențe nemotivate - care pot anula dreptul la bursă
- Documentele încărcate - pentru bursele sociale
- Statusul școlar - elev activ, transferat, retras
Calcul automat al sumelor
În funcție de tipul bursei și reglementările în vigoare, sistemul calculează automat suma pentru fiecare beneficiar. Sumele se actualizează când se modifică reglementările.
Generare documente
Cu un click se generează:
- Lista completă a beneficiarilor
- Ordinele de plată individuale
- Fișierul pentru trezorerie în formatul corect
- Rapoarte pentru evidență
Tipuri de burse suportate
| Tip bursă | Criterii verificate automat |
|---|---|
| Bursă de merit | Media ≥ 9.50, absențe |
| Bursă de studiu | Media ≥ 7.00, absențe |
| Bursă socială | Documente, absențe |
| Bursă pentru CES | Status elev, absențe |
Fluxul de lucru
1. Configurare inițială (o singură dată)
- Setezi criteriile pentru fiecare tip de bursă
- Configurezi sumele conform reglementărilor
- Adaugi conturile bancare ale beneficiarilor
2. Procesare lunară
- Accesezi modulul de burse
- Sistemul afișează lista eligibililor
- Verifici și aprobi lista
- Generezi documentele
- Exporți pentru trezorerie
Timp estimat: 15-30 minute (față de ore sau zile manual)
Beneficii concrete
Pentru contabilitate
- 90% reducere timp de lucru pe procesarea burselor
- Zero erori de calcul - totul e automat
- Trasabilitate completă - audit trail pentru orice verificare
Pentru elevi și părinți
- Plăți la timp - procesare rapidă = plată rapidă
- Transparență - pot vedea statusul bursei în aplicație
Pentru conducere
- Rapoarte instant - situația burselor în timp real
- Conformitate - documentație completă pentru controale
Validări automate
Sistemul previne erori prin validări automate:
- IBAN invalid - semnalează conturi bancare greșite înainte de export
- Elev neeligibil - avertizează dacă un elev nu mai îndeplinește criteriile
- Sumă incorectă - verifică încadrarea în plafonul maxim
- Plată duplicat - previne plata dublă pentru aceeași perioadă
Rapoarte disponibile
- Situația lunară a burselor pe tipuri
- Lista elevilor neeligibili și motivele
- Istoricul plăților pe elev
- Totaluri pe perioade pentru raportări
Întrebări frecvente
Pot modifica manual lista de beneficiari? Da, poți adăuga sau exclude elevi manual, cu documentarea motivului.
Ce se întâmplă dacă un elev depășește limita de absențe în mijlocul lunii? Sistemul recalculează automat și îl semnalează pentru luna respectivă.
Pot genera plăți pentru perioade anterioare? Da, poți genera plăți retroactive cu selecția perioadei dorite.
Este compatibil cu orice trezorerie? Da, exportul se face în formatul standard acceptat de trezoreriile din România.
Concluzie
Automatizarea plăților de burse nu este un lux - este o necesitate pentru orice școală care vrea să economisească timp și să elimine erorile. Cu Catalog Online, procesul care dura zile se face în minute.
Vrei să vezi cum funcționează modulul de burse? Contactează-ne pentru o demonstrație.
