Sincronizare SIIIR - Automatizare pentru secretariat

Problema introducerii manuale

Secretariatele școlare se confruntă cu o provocare majoră: introducerea și actualizarea datelor elevilor și profesorilor în multiple sisteme. Fiecare transfer, retragere sau înmatriculare nouă înseamnă modificări în mai multe locuri.

Erorile sunt inevitabile:

Nume scrise greșit
Date de naștere inversate
Elevi uitați sau duplicați
Ore pierdute cu verificări și corecturi

Soluția: Sincronizare automată cu SIIIR

Catalog Online se conectează direct la SIIIR (Sistemul Informatic Integrat al Învățământului din România) și importă automat:

Elevii - cu toate datele personale
Profesorii - și încadrările lor
Clasele - și structura lor
Formațiunile de studiu - pentru opționale

Cum funcționează

Configurare inițială

Secretariatul conectează contul SIIIR al școlii
Se face primul import al tuturor datelor
Sistemul verifică și validează informațiile

Sincronizare continuă

La intervale regulate, sistemul verifică modificările din SIIIR
Transferurile, retragerile și noile înmatriculări se reflectă automat
Nu mai este nevoie de nicio acțiune manuală

Beneficii concrete

Economie de timp

O școală cu 500 de elevi economisește în medie 20-30 de ore la începutul anului școlar doar cu importul inițial. La acestea se adaugă timpul economisit pe parcursul anului cu actualizările.

Zero erori de introducere

Datele vin direct din sursa oficială. Nu mai există:

Nume scrise greșit
CNP-uri invalide
Duplicate
Elevi uitați

Date mereu actualizate

Când un elev se transferă sau se retrage, modificarea apare automat. Secretariatul nu trebuie să țină minte să actualizeze manual.

Conformitate

Datele din Catalog Online sunt identice cu cele din SIIIR, ceea ce simplifică raportările și verificările.

Ce date se sincronizează

Tip date	Detalii
Elevi	Nume, CNP, clasă, date contact
Profesori	Nume, specializări, încadrări
Clase	Denumire, nivel, profil
Formațiuni	Grupe, opționale

Întrebări frecvente

Trebuie să am acces la SIIIR? Da, școala trebuie să aibă cont activ în SIIIR pentru a putea face sincronizarea.

Cât durează sincronizarea? Importul inițial poate dura câteva minute în funcție de mărimea școlii. Sincronizările ulterioare sunt instantanee.

Ce se întâmplă dacă SIIIR nu funcționează? Catalog Online funcționează independent. Datele existente rămân disponibile, iar sincronizarea se reia automat când SIIIR revine online.

Pot modifica datele manual? Anumite date (precum contacte adiționale) pot fi adăugate manual. Datele oficiale (nume, CNP) rămân sincronizate cu SIIIR.

Concluzie

Sincronizarea cu SIIIR transformă fundamental munca secretariatului. În loc să petreacă ore cu introducerea și verificarea datelor, echipa se poate concentra pe activități cu adevărat importante.

Vrei să vezi cum funcționează sincronizarea SIIIR? Contactează-ne pentru o demonstrație.