Ghid de onboarding pentru școli

Prezentare generală

Implementarea Catalog Online într-o școală durează în medie 1-2 săptămâni și implică patru etape principale:

Configurare inițială
Sincronizare date
Generare invitații
Conectare utilizatori

Acest ghid detaliază fiecare etapă.

Etapa 1: Configurare inițială

Ce face echipa Catalog Online

Creează contul instituției
Configurează setările de bază
Oferă training echipei de secretariat

Ce face școala

Desemnează o persoană de contact
Asigură accesul la SIIIR pentru sincronizare
Pregătește lista de clase și formațiuni

Durată estimată: 1-2 zile

Etapa 2: Sincronizare date

Import automat din SIIIR

Odată conectat contul SIIIR, sistemul importă automat:

Toți elevii cu datele lor
Toți profesorii
Clasele și formațiunile

Verificare și ajustări

Secretariatul verifică datele importate și face ajustări dacă e nevoie:

Adăugare profesori care nu sunt în SIIIR
Configurare opționale și grupe
Asociere diriginți

Durată estimată: 1-2 zile

Etapa 3: Generare invitații

Pentru elevi și părinți

Selectezi clasele dorite
Generezi fișele de invitație (PDF)
Tipărești sau trimiți electronic

Fiecare fișă conține:

Instrucțiuni clare de conectare
Cod QR pentru descărcare aplicație
Cod unic personal

Pentru profesori

Selectezi profesorii
Generezi invitațiile
Le distribui (tipărit sau email)

Durată estimată: 1 zi

Etapa 4: Conectare utilizatori

Distribuire invitații

Recomandăm:

Elevi: Prin diriginte, la ora de dirigenție
Părinți: Prin elevi sau la ședința cu părinții
Profesori: La ședința cu profesorii sau individual

Suport la conectare

Pregătește răspunsuri pentru întrebări frecvente:

“Cum descarc aplicația?” → Link-ul e pe invitație sau bapp.ro/t/catalog-online
“Nu merge codul” → Verifică să nu aibă spații sau să nu fi expirat
“Am uitat parola” → Funcția “Am uitat parola” din aplicație

Durată estimată: 1-2 săptămâni (în paralel cu activitatea normală)

Timeline tipic

Săptămâna	Activități
1	Configurare, sincronizare SIIIR, training secretariat
2	Generare invitații, distribuire către profesori
3-4	Distribuire către elevi și părinți, suport

Recomandări pentru succes

Comunicare

Anunță din timp că școala trece la catalog electronic
Explică beneficiile pentru fiecare grup
Oferă un canal pentru întrebări (email, telefon)

Gradual vs. Big Bang

Poți alege:

Gradual: Începi cu 2-3 clase pilot, apoi extinzi
Big Bang: Lansezi pentru toată școala simultan

Recomandăm abordarea graduală pentru școli mari (>500 elevi).

Suport continuu

Desemnează o persoană pentru întrebări tehnice
Organizează scurte sesiuni de prezentare pentru profesori
Monitorizează rata de adopție și intervine unde e nevoie

Indicatori de succes

După 1 lună de la lansare, ar trebui să ai:

>80% din profesori activi
>60% din părinți conectați
>90% din elevi cu acces

Resurse disponibile

Manual de utilizare: manual.catalog-online.ro
Suport email: [email protected]
Suport telefonic: Disponibil în programul de lucru

Întrebări frecvente

Cât durează training-ul pentru secretariat? 1-2 ore pentru funcționalitățile de bază. Training avansat disponibil la cerere.

Ce fac dacă un părinte nu are smartphone? Poate accesa varianta web de pe orice dispozitiv cu browser.

Pot genera noi invitații după lansare? Da, oricând, pentru elevi noi sau părinți care au pierdut invitația.

Ce se întâmplă cu datele din vechiul catalog? Putem discuta migrarea datelor istorice în funcție de formatul disponibil.

Ești gata să începi implementarea? Contactează-ne pentru primul pas.